год 2010-й - более 30.000.000 обращений

1. Единый формат
   - Документы, образуемые в Правовом управлении в электронной форме, создаются в едином формате в редакторах WORD 6.0, WORD 7.0.

   Требования к формату документов, создаваемых в электронной форме, разрабатываются Отделом учета и систематизации законодательства на основе предложений и пожеланий других отделов Правового управления.
   Отдел учета и систематизации законодательства обеспечивает и контролирует настройку используемых в отделах Правового управления программных средств с целью поддержания единого формата документов.
   - Каждому документу, созданному в электронной форме, в Правовом управлении присваивается индекс, состоящий из двух частей - имени файла и расширения:
   ХХХХХХХХ . ХХХ

   и м я расширение

   Электронный индекс (имя и расширение) является обязательным реквизитом каждого документа, создаваемого в Правовом управлении.

   Электронный индекс помещается в конце текста и должен быть отчетливо виден при распечатке и ксерокопировании, поскольку обеспечивает связь между электронной и бумажной версиями данного документа (в редакторах WORD 6.0 и WORD 7.0 этот реквизит проставляется автоматически на нижнем поле каждой страницы).

2. Присвоение имени
   
   - Имя документа включает восемь знаков (до точки), которые используются следующим образом:
   Первые четыре цифры имени обозначают месяц и день получения (составления) документа.

   Например, документ получен Правовым управлением 7 июня 1996 года. Первые четыре цифры в его имени должны быть “0607”.
   Документ составлен исполнителем 15 мая 1996 года. Первые четыре цифры в его имени должны быть “0515”.

   Последующие четыре цифры - номер регистрации документа по картотеке Правового управления.
   Например, документ поступил в Правовое управление 7 июня и зарегистрирован в канцелярии под номером 677. Имя документа должно быть “06070677.”.
   14 июня на данный документ сотрудником Правового управления подготовлено заключение. Имя этого заключения должно быть “06140677.”, т.е. документ от 14 июня к номеру 677.
   - При повторном (в третий, четвертый раз) получении документа, в имени указывается новая дата, но сохраняется первоначально присвоенный документу регистрационный номер.

   Например, законопроект поступил в Правовое управление 15 апреля 1996 года на визирование перед первым чтением и был зарегистрирован в канцелярии под номером 293. Его первоначальное электронное имя “04150293.”. Повторно законопроект поступил 6 мая на правовую и лингвистическую экспертизу перед вынесением его на второе чтение. Его новое электронное имя “05060293.”. 25 июня законопроект поступил на правовую и лингвистическую экспертизу перед третьим чтением. Его новое электронное имя “06250293.” и т.д.
   - Если документ не имеет регистрационного номера (например, номер документа не известен или документ создается исполнителем в инициативном порядке), ему присваивается условный порядковый номер: “....0001”, “....0002”, “....0003” и т.д.

   Например, 16 июля 1996 г. исполнителем подготовлена докладная записка, адресованная руководству. Документу присваивается электронное имя “07160001.”. Следующий инициативный документ, составленный этим же исполнителем в этот же день, должен получить условный порядковый номер “07160002.” и т.д.

   Условная порядковая нумерация действует в течение одного дня. На следующий день (поскольку дата меняется) условная порядковая нумерация вновь начинается с “....0001” и т.д.

3. Присвоение расширения
   
   - Вторая часть электронного индекса - расширение - состоит из трех букв или цифр (после точки) и указывает на вид документа либо на автора документа.
   При индексации документов, поступивших в Правовое управление, в расширении обозначается вид документа, для чего используются определенные коды (см. приложение 1).
   - При индексации взаимосвязанных документов, поступивших в пакете (например, законопроект, пояснительная записка к нему, постановление о его принятии, таблица поправок и т.п.), им присваивается одинаковое имя, но разные расширения.

   Например, законопроекту, поступившему 11 сентября и имеющему регистрационный номер 0987 присваивается электронный индекс “09110987.sak”. Постановление о принятии данного закона индексируется “09110987.pos”. Пояснительная записка к данному закону получает индекс “09110987.spr”. Сопроводительное письмо председателя комитета - “09110987.pis” и так далее. То есть пакет поступивших документов имеет одинаковое имя (дату поступления и регистрационный номер), но разные расширения. При машинном поиске данный пакет документов может быть обнаружен по дате либо по регистрационному номеру.

   В случае одновременного поступления большого количества однородных документов по одному и тому же вопросу (например, писем от субъектов Российской Федерации по некоторому законопроекту или поправок к законопроекту от депутатов), разрешается использовать в расширении смешанные буквенно-цифровые символы: “d01”, “d02”, “d03” и так далее до “d99” (читается как “документ 1”, “документ 2”, “документ 3” и т.д.); “p01”, “p02”, “p03” (читается как “поправка 1”, “поправка 2”, “поправка 3” и т.д.).
   - При индексации документа, созданного в Правовом управлении (например, заключения, справки и т.п.), в расширении обозначается автор документа. Для этого в Правовом управлении используются личные электронные коды авторов документов (см. приложение 2).

4. Рабочие директории
   - Работа с документами, созданными в электронной форме, осуществляется через два вида рабочих директорий: директории-архивы, предназначенные для постоянного хранения документов, и директории-почтовые ящики, предназначенные для временного хранения документов.
   - Директория-архив образуется на каждый новый календарный год.

   Например, “1996” - текущий электронный архив 1996 года, “1995” - электронный архив 1995 года, “1994” - электронный архив 1994 года и т.д. После 31 декабря 1996 года будет открыта для работы новая директория-архив “1997”, а архив 1996 года как менее используемый будет через некоторое время переведен для хранения в рабочую директорию “PRAVO”.
   - Каждая директория-архив подразделяется на предметные тематические директории (субдиректории) для хранения близких по содержанию электронных документов (см.приложение 3).
   - Аналогичные предметные тематические директории образуются сотрудниками Правового управления в своих рабочих компьютерах.

   14. Для обмена электронными документами образуются директории-почтовые ящики (см.приложение 4).

   Примечание. После перехода Правового управления в операционную среду WINDOWS обмен документами через директории-почтовые ящики будет заменен обменом по электронной почте.
   - В целях рациональной организации работы начальником Правового управления могут быть созданы (отменены) временные рабочие директории и определены постоянные номера для групп документов (см. приложение 5).

5. Порядок работы с документами,созданными в электронной форме
   - Подготовив документ в электронной форме, автор документа обязан присвоить ему имя (в соответствии с правилами, изложенными в разделах 2 и 3 настоящего Распоряжения) и указать в расширении свой личный код.

   Например, законопроект поступил в Правовое управление 14 июня 1996 года и получил индекс “06140611.sak”. 18 июня на данный законопроект сотрудником отдела правовой экспертизы законопроектов по социальному законодательству было подготовлено заключение. Электронный индекс данного заключения должен выглядеть следующим образом: “06180611.132”, где первая часть до точки - имя документа (дата исполнения и регистрационный номер), вторая часть после точки - личный код исполнителя (в данном примере код указан условно).

   В случае, если документ готовился несколькими авторами, ему присваивается код основного исполнителя или код отдела.
   - Черновик подготовленного электронного документа (в том числе временного, промежуточного) должен быть сохранен в рабочем компьютере исполнителя в соответствующей предметной тематической директории, под правильным (постоянным) электронным индексом.

   Запрещается использовать для сохранения документов временные, “авторские” и иные нестандартные индексы.

   В случае затруднения с индексацией или определением тематической принадлежности документа, он временно сохраняется в рабочей директории “WORK” для рассмотрения администратором базы данных.
   - Законченный исполнением документ сохраняется в текущем электронном архиве в соответствующей предметной тематической директории. Факт передачи документа в электронный архив подтверждается визой лица, осуществившего передачу, на втором экземпляре бумажной версии документа рядом с электронным индексом документа.

   Обращается внимание на неукоснительное исполнение этого требования, так как повторное обращение к документу наиболее вероятно в течение ближайших двух-трех дней после его составления.
   - После передачи документа в электронный архив Правового управления документы - тексты заключений на законопроекты передаются также в Интранет Государственной Думы, где подключаются в систему АСОЗД. (Действует с 1 января 1999 года).
   - При необходимости доработки сохраненного в архиве документа, он вызывается из директории-архива, дорабатывается, и сохраняется в новой редакции.

   Запрещается оставлять в директории-архиве Правового управления промежуточные (неофициальные) версии документов, поскольку они могут дезориентировать пользователей при повторных обращениях.

   Промежуточные (неофициальные) версии документов при необходимости могут сохраняться некоторое время в рабочем компьютере у исполнителя, что определяется исполнителем в каждом случае индивидуально.
   Промежуточные документы (замечания, предложения, поправки и т.д.) направляются автором в соответствующий почтовый ящик конечному исполнителю, о чем доводится до сведения адресата по телефону или электронной почте.

   После завершения работы над документом (подписания документа начальником Правового управления или его заместителем) конечный исполнитель обязан очистить почтовый ящик от всех использованных им промежуточных документов (стереть их).

   21. В случае, если этого требует технология работы либо документ затребован руководителем Правового управления, документ направляется в директорию-почтовый ящик соответствующему руководителю.

6. Распределение обязанностей по индексации и хранению документов, созданных в электронной форме

   22. Поступивший в Правовое управление документ индексируется в канцелярии Правового управления одновременно с регистрацией его на карточке и в системе АРМ-КОНТРОЛЬ. Имя файла и расширение проставляются красным цветом на верхнем правом поле документа после его регистрации в картотеке.

   Примечание. В связи с отсутствием электронных копий поступающих документов, временно, до особого распоряжения, разрешается индексировать в целом весь пакет документов путем проставления имени основного документа (первых восьми цифр и точки) на лицевой стороне первого документа пакета.

   - Работник канцелярии, присвоивший индекс, либо специально уполномоченный сотрудник Правового управления сохраняет электронную версию поступившего документа (если она к этому времени поступила) в директории-архиве, в соответствующей предметной тематической директории.

   В случае затруднения в определении тематической принадлежности документа, он сохраняется (временно) в рабочей директории “WORK” для рассмотрения администратором базы данных.
   За правильность присвоения электронного индекса новому документу, созданному в Правовом управлении, отвечает автор документа.

   25. За правильность присвоения электронного индекса документу, индексированного за номером подразделения, отвечает руководитель соответствующего подразделения.
   - За правильность присвоения индекса конечному документу отвечает конечный исполнитель.
   - Ответственный за своевременную передачу на хранение электронной версии документа (включая передачу документа в Интранет Государственной Думы) - автор документа.

   28. Ответственный за правильное сохранение документа в едином электронном архиве - лицо, осуществившее техническую передачу документа в архив.
   -Ответственный за правильное сохранение документов в Интранет Государственной Думы лицо, осуществившее техническую передачу документа в Интранет.
   - Ответственный за правильную эксплуатацию рабочих директорий в персональном компьютере - сотрудник Правового управления, за которым закреплен данный компьютер.
   - Ответственный за правильную эксплуатацию рабочих директорий сотрудниками отдела Правового управления - начальник соответствующего отдела.
   - Ответственный за правильную эксплуатацию директории-почтового ящика отдела - начальник соответствующего отдела Правового управления или специально уполномоченный им сотрудник.
   Ответственная за ведение журнала личных электронных кодов, присвоение (под роспись) и отмену личного электронного кода - Начальник службы делопроизводства Правового управления.
   Общий контроль за соблюдением единой системы создания, индексации, передачи и хранения документов, образуемых в электронной форме, возлагается на заместителя начальника Правового управления Деменкова М.В.

Начальник Управления В.Б.Исаков

• sak - закон или проект закона (текст)
• pos - постановление или проект постановления (текст)
• akt - иной правовой акт (текст нормативно-правового акта)
• saj - заявление или проект заявления (текст)
• obr - обращение или проект обращения (текст)
• sap - запрос, в том числе в Конституционный Суд (текст запроса)
• dеp - депутатский запрос
• spr - пояснительная записка к закону или постановлению (справка)
• tab - таблица (в т.ч. таблица поправок)
• zak - заключение
• zam - замечание или замечания
• pop - поправка или поправки
• dop - дополнение или дополнения
• rep - реплика или реплики
• pis - письмо или письма
• tel - телеграмма
• doc, dok - любой документ
• txt - повествовательный текст (статья, выступление)

• 000 - документ без автора (автор неизвестен или не указан)
• 001-099 - резерв
• 100 - Правовое управление в целом
• 101 - Начальник Правового управления (Исаков В.Б.)
• 102 - Первый заместитель начальника Правового управления (Рощин В.А.)
• 103 - Заместитель начальника Правового управления (Деменков М.В.)
• 104 - Заместитель начальника Правового управления (Гранкин И.В.)
• 105 Заместитель начальника Правового управления (Лазарев В.В.)
• (другие коды не приводятся- см. в Журнале кодов)

В директории “AKT96A” сохраняются тексты вновь принимаемых законов (законопроектов), сопроводительные документы к ним, постановления об их принятии (отклонении), тексты заключений и другие электронные документы, связанные с работой над данным видом законов.

В директории “AKT96B” сохраняются тексты законов (законопроектов) об изменении и дополнении ранее принятых законов, сопроводительные документы к ним, постановления об их принятии (отклонении), тексты заключений и другие электронные документы, связанные с рабтой над данными видом законов.

В директории “AKT96C” сохраняются все остальные документы, принимаемые Государственной Думой - постановления (за исключением постановлений, связанных с принятием законов), заявления, обращения, запросы в Конституционный суд и другие.

В директории “DOK96A” сохраняется вся депутатская переписка, в частности, переписка с Председателем Государственной Думы, его заместителями, председателями Комитетов Государственной Думы, переписка с депутатскими объединениями в Государственной Думе, депутатские запросы и ответы на них.

В директории “DOK96B” сохраняется переписка со всеми внешними органами и организациями - федеральными органами власти и управления, органами власти и управления субъектов Российской Федерации, другими органами и организациями, а также гражданами.

В директории “DOK96C” сохраняется переписка с подразделениями Аппарата Государственной Думы (в частности, поручения Руководителя Аппарата Государственной Думы и результаты их исполнения), а также внутренняя переписка Правового управления.

В директории “TEXT96” сохраняются все иные документы, не подпадающие под вышеизложенную классификацию (в частности, тексты статей, выступлений, докладов и т.п.).

• 101ISAKW - почтовый ящик Исакова В.Б.
• 102ROSCZ - почтовый ящик Рощина В.А.
• 103DEMEN- почтовый ящик Деменкова М.В.
• 104GRANK - почтовый ящик Гранкина И.В.
• 105LAZAR почтовый ящик Лазарева В.В.
• 110KONST - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по конституционному законодательству и правам человека.
• 120ZIWIL - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по гражданскому законодательству и природопользованию
• 130SOZ - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по социальному законодательству
• 140FIN - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по финансовому, банковскому, налоговому и бюджетному законодательству
• 150ADM - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по государственному управлению и административному законодательству
• 160KRIM - почтовый ящик Отдела правовой экспертизы законопроектов по уголовному законодательству и судебно-правовой реформе
• 170INTER - почтовый ящик Отдела международного права
• 180DEP - почтовый ящик Отдела правового содействия депутатам
• 200LING - почтовый ящик Отдела лингвистической экспертизы законопроектов
• 250SIS - почтовый ящик Отдела учета и систематизации законодательства

В связи с поступающими вопросами исполнителей разъяснить, что все электронные документы, имеющие отношение к Уголовному кодексу Российской Федерации, индексируются за номером 0213 (в 1995 году) и номером 0159 (в 1996 году).

Все электронные документы, имеющие отношение к Федеральному закону об ипотеке, индексируются за номером 0635 (в 1995 году) и номером 0773 (в 1996 году).

Начальник Управления: В.Б.Исаков

В целях совершенствования электронного делопроизводства в Правовом управлении Аппарата Государственной Думы присвоить документам, создаваемым в Правовом управлении, следующие номера для групповой обработки:

....0100 - распоряжения Начальника Правового управления и заместителей начальника Правового управления

....0200 - отчеты и справки о работе Правового управления

....0300 - документы по кадровым вопросам (представления, прием, перевод и т.д.)

....0400 - документы по премированию

....0500 - юбилеи и праздничные даты

Начальник Управления В.Б.Исаков

1. В связи с завершением периода апробации ввести в действие Единую систему создания, индексации, передачи и хранения документов, образуемых в электронной форме, в полном объеме с 1 января 1997 года.
2. Руководителям подразделений Правового управления организовать изучение Распоряжения от 16 декабря 1996 года “О единой системе создания, индексации, передачи и хранения документов, образуемых в электронной форме” и обеспечить строгое его соблюдение.
3. Заместителю начальника Правового управления Деменкову М.В. в течение января 1997 года провести проверку правильности ведения электронных архивов во всех подразделениях Правового управления.
4. Начальнику службы делопроизводства Томашевич Л.К. до 1 января 1997 года завершить работу по присвоению личных электронных кодов работникам Правового управления.
5. Выразить благодарность работникам Правового управления, принявшим активное участие в разработке и создании единого электронного архива Правового управления.

Начальник Управления: В.Б.Исаков

1. Подразделениям Правового управления в срок до 31 января 1998 года завершить передачу документов в электронный архив 1997 года.

   Администратору локальной сети Правового управления (Борисову А.В.) в тот же срок осуществить прием документов и контрольную проверку электронного архива 1997 года.

2. В целях упрощения системы электронного делопроизводства установить с 1 января 1998 года в директории “ARHIV98” следующие предметные тематические директории и их назначение:

   “AKT” - тексты законов (законопроектов), сопроводительные документы к ним, постановления об их принятии (отклонении), тексты заключений Правового управления и все иные документы, связанные с работой над законами.

   “DOK” - тексты постановлений, обращений и заявлений Государственной Думы, сопроводительные документы к ним, тексты заключений Правового управления и все иные документы, связанные с постановлениями, заявлениями, обращениями Государственной Думы.

   “TEXT” - все иные документы: ответы на запросы и обращения депутатов, служебная переписка, внутренние документы Правового управления и т.д.

   “WORK” - директория для временного хранения документов.

3. Администратору локальной сети Правового управления (Борисову А.В.) осуществить перераспределение документов, созданных в 1998 году, в соответствии с новым назначением предметных тематических директорий.